Se conformer à la Loi canadienne antipourriel

Avec l’entrée en vigueur de la Loi canadienne antipourriel, le Réseau souhaite vous informer des pratiques à mettre en place pour respecter la nouvelle règlementation lorsque vous communiquez par courriel avec vos clients.

En résumé, la loi stipule qu’il sera interdit d’envoyer des messages électroniques commerciaux (MEC) sans le consentement du destinataire à partir du 1^er juillet 2014. Les entreprises fautives s’exposent à des amendes pouvant atteindre 10 millions de dollars par infraction et les individus, à des amendes allant jusqu’à 1 million par infraction.

La loi se fonde sur les 3 aspects suivants : le consentement, l’identification et le mécanisme d’exclusion.

Qu’est-ce qu’un message électronique commercial?

Pour bien comprendre la loi, il faut savoir quels messages sont visés. Un message électronique commercial au sens de la loi est un message électronique envoyé par courriel, messagerie instantanée (chat), message texte (texto) ou sur les réseaux sociaux dont le but est de faire participer le destinataire à une activité commerciale. Il inclut donc l’offre, l’annonce ou la promotion d’un produit, d’un service ou d’une personne.

Le consentement

Pour avoir le droit d’envoyer des messages électroniques commerciaux à une personne, vous devez obtenir son consentement. Qu’il soit donné verbalement ou par écrit, conservez un registre de vos consentements puisque le fardeau de la preuve vous incombera en cas de plainte.

La Loi prévoit 2 types de consentement : le consentement tacite et le consentement exprès.

Le consentement tacite

Vous détenez le consentement tacite d’une personne lorsque vous avez une relation professionnelle avec elle : la personne a fait appel à vos services, a effectué un achat chez vous, a signé un contrat avec vous ou a demandé une soumission. Un don ou du bénévolat pour un organisme de bienfaisance, un parti politique ou un candidat à une élection sont considérés comme un consentement tacite à recevoir des messages électroniques commerciaux, le fait d’être membre d’un club, d’une association ou d’un organisme aussi.

Le consentement tacite d’une personne est valide pour une période de 2 ans après le dernier évènement avec elle (achat, service, don, etc.). Elle peut en tout temps retirer son consentement en vous le faisant savoir verbalement ou par écrit.

Le consentement exprès

Vous détenez le consentement exprès d’une personne lorsqu’elle vous a donné une indication positive ou explicite de son consentement à recevoir vos messages, que se soit verbalement ou par écrit. Pour que le consentement exprès soit valide, il doit respecter certains critères définis par le CRTC. Vous pouvez consulter des exemples sur le site de l’organisme.

Le consentement d’une personne est valide tant qu’elle ne vous informe pas, verbalement ou par écrit, de son désir de ne plus recevoir vos messages. Cependant, le consentement ne pourra pas être obtenu par le biais d’un message électronique après le 1^er juillet 2014. Pour obtenir le consentement exprès de vos destinataires actuels, vous pouvez le demander de cette manière avant cette date.

Pour vous, cela signifie que vous pouvez continuer à envoyer des messages à vos clients actuels et vos clients des 2 dernières années, à la condition de respecter leur choix de retirer leur nom de votre liste et à la condition d’inclure certains renseignements dans vos messages (expliqués au paragraphe suivant).

L’identification

Dans tous vos messages électroniques commerciaux, vous devez bien vous identifier, vous ou votre entreprise, et fournir au moins 2 de ces 3 renseignements : une adresse courriel, un numéro de téléphone ou l’adresse d’un site web pour permettre au destinataire de vous contacter. Ces renseignements doivent être valides pendant 60 jours après l’envoi du message.

Un mécanisme d’exclusion

Vos messages électroniques commerciaux doivent contenir un mécanisme pour permettre au destinataire de retirer son nom de votre liste de contacts. Par exemple, un message envoyé par messagerie texte peut annoncer la possibilité de se désabonner en textant le mot « STOP ». Un courriel doit inclure un hyperlien pour que le destinataire puisse se désabonner. L’important, c’est que le mécanisme d’exclusion soit simple, rapide et facile.

Le site du CRTC présente des exemples de mécanisme d’exclusion conformes à la Loi canadienne antipourriel.

Nos conseils

Nous vous invitons à garder à jour une liste complète de vos contacts incluant le moyen par lequel vous avez obtenu leur consentement ainsi que la date. Si vous n’êtes pas en mesure d’identifier la provenance d’une adresse, vous devriez la supprimer. Un autre conseil : revoyez la manière dont vous recueillez les renseignements de vos clients (site web, page Facebook, questionnaire santé, etc.) afin de vérifier si celle-ci respecte la loi.

Les sites web d’envois de courriels les plus populaires ajoutent déjà dans l’entête et le pied de page des messages toutes les informations obligatoires pour se conformer à la loi. Certains sont gratuits pour de petits volumes d’envois. Essayez-les!